El significado de "tiempo de respuesta" puede variar según el sector, la función y las circunstancias. Analicemos el "tiempo de respuesta" en general y estudiemos varios métodos con los que usted y su organización pueden lograr tiempos de respuesta rápidos para sus clientes y otros trabajos.
El significado general de "tiempo de respuesta" es la duración de un proceso desde su inicio hasta su finalización.
En otras palabras, cuando se inicia un procedimiento, como una tarea concreta que debe entregarse, como por ejemplo la entrega de un artículo, ¿cuánto tiempo se requiere para finalizar ese procedimiento? De principio a fin, esta duración es el "tiempo de respuesta". Un tiempo de respuesta rápido o corto es mucho más deseable para muchas empresas que uno más largo.
En diferentes sectores y equipos, existen procesos especiales que se evalúan por su productividad y eficiencia. En innumerables casos, el tiempo de ejecución tiene un impacto directo en el resultado final y puede suponer riesgos considerables. Al minimizar el tiempo de procesamiento, las empresas pueden reducir los costos laborales, por nombrar algunas ventajas.
Lograr plazos de entrega rápidos sin sacrificar la calidad es un objetivo preferible que vale la pena perseguir. Algunos procedimientos críticos para la empresa que se centran en la entrega rápida son:
Atención médica confiable, atención individualizada
Desarrollo de artículos nuevos
Autorización de préstamos a clientes
Permiso de solicitudes de financiación de capital
Procesos de laboratorio eficientes
En todos los casos, la diferencia entre una resolución aplazada y una rápida es importante y puede provocar resultados adversos y oportunidades perdidas. No actuar con rapidez puede resultar en pérdidas financieras para su servicio.
El proceso no está documentado ni es claro. Los procesos se llevan a cabo manualmente y requieren mucho trabajo humano. Las transferencias de tareas son confusas o se gestionan de forma inadecuada. La comunicación durante el procedimiento es deficiente. Las soluciones están separadas y han pasado su mejor momento.
La eficiencia nunca se determina ni se mide mal, ocultando los problemas.
Un trabajo de renovación de procesos puede revelar estos problemas y comenzar una iniciativa para reducir la duración del procedimiento, reducir los tiempos de respuesta y mejorar la precisión, el rendimiento, la eficiencia y la experiencia del cliente/empleado.
Una vez que se han identificado los cuellos de botella o los errores, uno de los puntos de partida que hay que tener en cuenta son las partes manuales de las operaciones. Esto puede significar formularios o registros en papel, correos electrónicos enviados para su aprobación, datos compartidos, hojas de cálculo utilizadas para el seguimiento, etc. Todos estos son indicios de un manejo de datos y una toma de decisiones prácticos.
La simplificación de los procedimientos se puede lograr rápidamente trasladando los trabajos manuales a un sistema de procesos automático. Cualquier tipo de tarea que se ajuste a un patrón establecido o que pueda controlarse mediante un razonamiento predefinido de la empresa es una candidata perfecta para la automatización.
La automatización mejora el tiempo de respuesta con automationitical para minimizar los tiempos de respuesta. Piense en los muchos puntos que pueden retrasar a un trabajador humano como parte de un proyecto. Pueden surgir otros trabajos más urgentes. Los jóvenes pueden enfermarse y necesitar que los cuiden. Las escapadas planificadas pueden alterar la rutina. Un trabajador clave en una zona horaria diferente puede haberse ido temprano por la mañana, por lo que las decisiones no se tomarán hasta la mañana siguiente.
Estos retrasos se acumulan día a día y afectan la productividad total. Cuando Alan dejó de comunicarse con Betty, ¿quién no pudo entregarle detalles cruciales a Charlotte a tiempo? Charlotte había programado un día completo para trabajar en el trabajo, pero debido a la demora en la entrega, no consiguió los trabajos requeridos hasta el día siguiente, cuando tenía reuniones programadas y, posteriormente, se retrasó en su comunicación con David.
Reasignación de trabajo en equipo.
Todas estas características, integradas con la lógica de la empresa para enrutar adecuadamente los trabajos y las demandas, garantizan una eficiencia y una velocidad sustancialmente mayores.
El desarrollo de un procedimiento automatizado se puede realizar mediante la función de arrastrar y soltar. Una forma representa cada tarea y se puede conectar a otras tareas en la serie correcta (o derivar a una parte adicional del procedimiento) para simular las operaciones del mundo real. El simple acto de diseñar todo el procedimiento lo deja claro de inmediato para que lo puedan analizar y criticar todas las partes interesadas.
Cuando las partes interesadas están de acuerdo, se puede probar el procedimiento adecuado en tiempo real. Una vez que las pruebas tienen éxito y se completan las iteraciones, el procedimiento se puede enviar a los grupos para que lo utilicen en el campo.
El sistema se encarga de gestionar el proceso asignando tareas a las personas adecuadas y enviando alertas, recordatorios y escaladas según sea necesario, modificando la demanda de papel, llamadas telefónicas, correos electrónicos, hojas de cálculo y reuniones. Se asegura de que las tareas avancen sin problemas, lanzando la siguiente tarea una vez que se completa la anterior, lo que lleva a la finalización de todo el procedimiento.