El control de stock es el procedimiento de gestión de la actividad y el funcionamiento de todos los bienes materiales necesarios para generar bienes en el proceso de fabricación. Comienza con la adquisición de componentes y termina con la venta del artículo.
El inventario es más que un simple lugar de almacenamiento de los productos necesarios para la empresa. Desempeña un papel crucial y en constante cambio en el proceso de producción, afectando a diversas áreas del proceso de servicio general, como la gestión de pedidos, la organización de la producción, el control de los suministros y las operaciones del almacén. Al igual que el equipo, el inventario es una posesión importante que necesita un control minucioso. En muchos casos, el valor de los suministros puede incluso superar el valor de la maquinaria de fabricación.
El suministro incluye una amplia variedad de productos y su transformación o integración en un producto final. Puede incluir productos necesarios, como productos químicos utilizados en la producción, además de elementos parcialmente montados, como placas de circuitos y carcasas. El alcance de la gestión de existencias abarca desde el abastecimiento de materias primas hasta el almacenamiento y la circulación de productos terminados, extendiéndose a los artículos que aún se encuentran en fabricación. Dependiendo del sector o de las técnicas de fabricación específicas, también puede incluir el seguimiento de los artículos en los que se está trabajando actualmente, conocidos como trabajo en curso.
La gestión de stock es una parte indispensable de la gestión general de la cadena de suministro. Incluye el proceso de preparación y obtención de los materiales y elementos necesarios para crear productos terminados, así como la gestión del espacio de almacenamiento y las instalaciones de almacenamiento, junto con procesos comerciales como los procedimientos de recepción y manejo de inventario, el seguimiento de las transacciones de stock, la documentación y los informes de la actividad de suministro, la gestión de pedidos y la preparación de pedidos para su envío, y mucho más.
La naturaleza diversa e intrincada de los procedimientos de fabricación y distribución contemporáneos sugiere que no es posible aplicar un enfoque único para el control del suministro. Si bien algunas funciones básicas, como el seguimiento de varios SKU a lo largo de la cadena de suministro, son generalmente importantes, existen diversas opciones que sobresalen en contextos particulares. Según las necesidades de la empresa, puede ser necesario un sistema de control de inventario especializado o un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) extenso. Existen diversos métodos de gestión de inventario, que incluyen Just-in-Time (JIT), Preparación de la demanda de productos (MRP) y Punto de reorden/Cantidad de reorden (ROP/ROQ).
El método más eficaz para comprender el valor de las existencias y disponer de un sistema fiable y preciso para gestionarlo es observar los dos extremos opuestos de los niveles de suministro equilibrados: las roturas de existencias y el exceso de existencias. En esto reside una de las principales deficiencias de los métodos de gestión de existencias tradicionales, que se basan en hojas de cálculo, recuentos en papel y entradas manuales. En un esfuerzo por evitar las roturas de existencias o los excesos, los métodos estándar tienen pocas formas de atar los niveles de existencias a un nivel óptimo preferible. Como resultado, las empresas a menudo se encuentran oscilando de un extremo a otro.
Este ir y venir entre inventarios agotados y excedentes resalta los peligros de una gestión de suministros práctica. Representa una carga compleja para cualquier proveedor o representante, pero puede ser especialmente perjudicial para el capital y la salud financiera general de las PYMES. También pone de relieve el valor de una gestión de inventarios fiable, precisa y en tiempo real.
Por otra parte, un control fiable de las existencias se esfuerza por mantener un nivel óptimo de "superficie de referencia". Este método no sólo simplifica los procesos de negocio y mejora el rendimiento, sino que también reduce los costes. Al mantener un suministro equilibrado de materiales, las empresas pueden evitar gastos innecesarios y destinar fondos sólo cuando sea necesario. Además, pueden pagar lo más cerca posible del momento de la adquisición, optimizando así su capital.
Mantener este equilibrio permite a las empresas satisfacer continuamente las demandas de los consumidores, lo que se traduce en una mayor satisfacción total del cliente. Esto, a su vez, mejora la credibilidad de la empresa y abre nuevas vías para el crecimiento del servicio.
Una buena gestión de los suministros también es fundamental para la salud económica a largo plazo de una empresa. Al reconocer las tendencias y la estacionalidad de los suministros con un mayor grado de precisión, los propietarios de empresas pueden encontrar caminos para una mejor gestión de los precios y la innovación de nuevos productos. Además, pueden ofrecer soluciones de valor añadido y negociar acuerdos de suministro más rentables con los proveedores.
El manejo manual del suministro puede consumir mucho tiempo y ser propenso a errores. Tener registros de inventario incorrectos puede interrumpir todos los procedimientos de su negocio, lo que genera importantes inconsistencias en el suministro y clientes insatisfechos.
Afortunadamente, existen muchos sistemas de automatización de la gestión de inventario disponibles. Muchos de ellos son económicos y fáciles de implementar en su conjunto de tecnologías de comercio electrónico existente.
Las herramientas de automatización de suministros se crean para rastrear y manejar constantemente su stock en todas las redes de ventas y centros de distribución, de modo que una organización pueda mantener una alta tasa de rotación de existencias y reducir los días de ventas en stock.
Tener un enfoque de suministro permite tomar decisiones mucho más rápido, lo que hace que se ajuste más rápido a los cambios que se producen en el mercado. Cuanto más precisa sea la previsión de necesidades, mejor podrá gestionar su suministro pase lo que pase.
Por supuesto, la previsión de la demanda nunca es 100 % exacta, pero si prevé la demanda que podría tener en el futuro, podrá planificar con antelación y aumentar o reducir su inversión en existencias de forma adecuada. Al integrar estrategias de suministro como la previsión de necesidades y el stock de seguridad, podrá mantener cómodamente los niveles de existencias ideales para satisfacer las necesidades.